Comunicación

El rol de la Comunicación Interna en la organización

La comunicación resulta tan fundamental dentro y fuera de cualquier institución, como para mantener las relaciones humanas en la vida misma. 

 

Desde que nacemos somos seres sociales. Nos manejamos en comunidades, en organizaciones. Para poder relacionarnos necesitamos comunicarnos. De esta manera sabemos que siente el otro, que quiere, que le gusta, que le interesa, como piensa, etc. 

 

Se dice que los seres humanos estamos comunicando constantemente. Incluso cuando no tenemos intención de comunicar, estamos sugiriendo que no queremos hacerlo. Comunicamos, inconcientemente, el deseo de no querer comunicar. 

 

Pero para que las cosas funcionen de la manera esperada, hay que saber que es lo que se quiere comunicar, en que momento, a qué público, de qué forma se va a hacer. 

 

El principal problema que existe hoy en día en las organizaciones formales, es la falta o mala comunicación que existe entre quienes conforman el organigrama.

 

Principalmente, esto se puede observar constantemente en las empresas de capital cerrado. Porque piensan que, lo que se quiere comunicar es una obviedad por lo que lo conversarán en alguna reunión informal que surja.

 

¡Cuidado! No siempre lo obvio resulta ser tan obvio. 

 

El error más grande que se comete es el de no comunicar de una manera formal todo aquello que se necesita decir y que el otro necesita saber para poder realizar eficientemente su tarea.

 

Pero de nada sirve, comunicar una cosa y hacer otra. La coherencia entre el decir y el hacer es lo más difícil de lograr y es lo que solucionaría un 90 % del problema. La comunicación interna se vería remediada si todos acompañaran su discurso con su actuar.

 

Todo esto, que influirá directamente sobre el personal interno, sobre el cliente interno de una determinada empresa, se verá automáticamente reflejado en la imagen corporativa. Es decir que será recibido por el cliente externo, real y potencial, de una manera positiva y esperada. Soy lo que digo que soy, según lo que hago y según como lo comunico. Cada directivo, tiene el poder de demostrarse, de posicionarse de la manera que crea conveniente.

 

Esto resulta simple cuando hablamos de empresas que están Pymes. Cuando nos referimos a grandes corporaciones, a multinacionales, resulta más difícil porque las áreas se encuentran bien sectorizadas y delimitadas. Generalmente, estas empresas de altas dotaciones de empleados, ya cuentan con su Área de Comunicación ya sea como un departamento propio que cuenta con un DIRCOM, o bien dentro del Área de RR.HH. o Marketing.

 

Resulta muy diferente la tarea del comunicólogo, cuando la comunicación corresponde al Dpto. de RRHH o al de Mkt.

 

Dentro de RR.HH., la comunicación es enfocada hacia el interior de la organización. Sirviendo fundamentalmente para transmitir información de forma vertical (directivos – empleados) y horizontal (empleados – empleados).

 

La comunicación interna no solo sirve para mantener a los empelados informados acerca de cuáles son las respectivas tareas que cada uno debe realizar, lo cual delimita y establece donde comienza y donde termina cada uno, esto produce orden en el espacio físico y tranquilidad en la mente de cada empleado.

Otra causa fundamental, es la motivación que se produce en el empleado al estar informado y al poder transmitir lo que piensa (comunicación ascendente). El saber hace sentir al empleado que forma parte de la organización. Que su tarea es fundamental para la concreción de los objetivos planteados. Que no es un simple número más, sino que realmente está ahí por algún motivo.

 

Lamentablemente, aún en el tiempo actual, hay quienes creen que no compartir la información los hace más poderoso, cuando lo único que resulta de esto es una piedra en el camino que se auto impone y al resto, para poder llegar a los objetivos propuestos por la organización.

 

Lo ideal es establecer canales comunicacionales para poder informar de manera ordenada. Por ejemplo, el News interno o la Intranet sirven para que cada empleado reciba en su correo o puedan acceder desde su computadora y enterarse de todos los últimos acontecimientos y decisiones importantes que desde los mandos medios y altos se llevan a cabo.

Para equiparar y poder dar un feedback, es decir que no sea solo transmisión de información, sino comunicación, lo ideal sería implementar un buzón de sugerencias, donde cada empleado pueda, de manera anónima, expresar sus pensamientos, ideas, críticas, etc. No sólo estableciendo críticas e informando problemas, sino que también puedan plantear soluciones. Esto forma parte de la motivación, “que rol ocupo dentro de la organización”. Claro que se genera el inconveniente que, al ser anónimo, quien plantea una posible solución, no cuenta con el crédito de haber sido el creativo de…

 

Por lo tanto, los responsables deberían llevar a cabo reuniones de Brain Storming con todo el equipo, analizando los pros y contras de cada idea y donde justifiquen porque si y porque no de cada sugerencia, estableciendo plazos cortos, medios y largos para la concreción de cada sugerencia aceptada.

 

Esto hará que el empleado pueda “ponerse la camiseta” de la organización. La motivación no pasa únicamente por la remuneración, sino por el rol y la importancia que cada empleado siente dentro de la entidad. Ante mayor motivación, la proactividad de cada uno crecerá, sin ninguna duda, un 200 %, y hasta quizá se descubran potencialidades que nunca se tuvieron en cuenta.

 

Dentro del Dpto. de Marketing, la comunicación se dirige más hacia el público externo. Es decir quien está fuera de la organización, ya sea formando parte: cliente y proveedor; o para quien no forma parte: potencial cliente y demás personas.

 

La comunicación externa servirá para dar a conocer la imagen corporativa, un producto, una marca, una persona, etc.

 

Es fundamental saber comunicar en estos casos, ya que lo que transmitamos hacia fuera es lo que la gente va a creer, es decir, es como nos vamos a posicionar ante el mercado.

 

Esto es una tarea sumamente importante porque, la mayoría de las veces, es sólo un camino de ida. Es muy difícil volver del error, se necesita mucho tiempo, paciencia y una gran inversión.

 

Es por esto que, todos aquellos encargados de la comunicación externa: comunicólogos, RR.PP., marketineros, psicólogos, diseñadores…deben trabajar conjuntamente, interrelacionándose y haciendo un excelente trabajo en equipo, para ante todo demostrar coherencia en el mensaje.

 

Es por este tipo de cuestiones, no menores, que la comunicación debe tenerse en cuenta. En la mayoría de los casos, “la comunicación es algo obvio”, por eso no se le presta especial atención. Resulta que lo obvio, de tan obvio que es, resulta no ser tan obvio.

 

Esp. Alejandra Laborda Unzueta

Co-Founder

Marketing Estratégico & Creatividad

 

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